La FUNDACIÓN REAL INSTITUTO ELCANO DE ESTUDIOS INTERNACIONALES Y ESTRATÉGICOS (la “Fundación” o el “Real Instituto Elcano”) fue constituida en fecha 26 de noviembre de 2001. Fue calificada como entidad sin ánimo de lucro e interés general mediante Orden Ministerial de fecha 24 de julio de 2002, quedando inscrita en el Registro de Fundaciones y adscrita al Protectorado del entonces Ministerio de Cultura (hoy Ministerio de Educación, Cultura y Deportes).
De acuerdo con los Estatutos del Real Instituto Elcano, corresponde a su Patronato, como máximo órgano de gobierno de la institución, velar por el cumplimiento de los fines fundacionales y garantizar que sus actividades se desarrollan con objetividad e independencia, asegurando y promoviendo en ellas, como elemento consustancial a su función social, la participación de la sociedad española.
El cumplimiento de estos objetivos requiere no solo de un estricto cumplimiento de las normas estatutarias y legales aplicables, sino también de la adopción de las mejores prácticas en materia de gobierno corporativo de las entidades sin fines lucrativos y de los principios de responsabilidad social fundacional.
Con dicha finalidad, el Patronato del Real Instituto Elcano ha aprobado el presente Código de Buen Gobierno, que responde a la aplicación de los principales principios y recomendaciones nacionales e internacionales en materia de buen gobierno de entidades sin ánimo de lucro.
El presente Código de Buen Gobierno, que desarrolla y complementa lo dispuesto en los Estatutos del Real Instituto Elcano, tiene por tanto por objeto fortalecer el gobierno corporativo de la institución para garantizar el cumplimiento de los que constituyen sus fines fundacionales y, con este objeto, desarrollar una actuación responsable, transparente y legalmente respetuosa. Los principios que inspiran y definen el presente Código de Buen Gobierno han de, por tanto, orientar la actividad de la institución y ser aplicados por todos sus empleados y colaboradores en el ejercicio de sus actividades. Asimismo, estos Principios, elaborados teniendo en cuenta los estándares internacionales y los principios éticos más exigentes, resultan de aplicación tanto a la propia institución como al funcionamiento de su Patronato en particular.
Consecuentemente, el sistema de gobierno del Real Instituto Elcano queda estructurado en torno a los Estatutos de la Fundación, que, junto con las leyes aplicables, constituye su norma básica; el presente Código de Gobierno Corporativo; normas de funcionamiento de los órganos con funciones ejecutivas delegadas y órganos asesores que el Patronato pueda constituir; y las propias resoluciones e instrucciones que dicho órgano pueda adoptar.
CAPÍTULO I
NATURALEZA, MISIÓN, FINES Y PRINCIPIOS GENERALES
Artículo 1. Naturaleza, misión y fines
El Real Instituto Elcano es una fundación privada, de carácter permanente y sin ánimo de lucro, que tiene plena personalidad jurídica y de obrar.
El objeto de la Fundación se concreta en los fines fundacionales y de interés general establecidos en sus Estatutos y, en particular, fomentar el conocimiento de la realidad internacional y de las relaciones exteriores de España en todos sus aspectos, para lo que desarrolla las actividades previstas en el artículo 2 de sus Estatutos.
Con esta finalidad, el Real Instituto Elcano tiene la vocación de constituir un ámbito de encuentro y de fomento del consenso, que se garantiza con la presencia de diversas sensibilidades políticas y sociales en sus órganos de gobierno; así como de relación entre el sector público y el privado.
Artículo 2. Principios generales
Ausencia de ánimo de lucro
En su condición de entidad sin ánimo de lucro, el Real Instituto Elcano no distribuirá remanente ni beneficio alguno a sus fundadores o Patronos, ni siquiera en caso de disolución, destinando exclusivamente, de acuerdo a lo establecido por sus Estatutos y la ley aplicable, los excedentes que pudiera obtener a la consecución de sus fines fundacionales.
Independencia
El Real Instituto Elcano dispondrá de una estructura organizativa y financiera adecuada para garantizar su autonomía e independencia. Asimismo, el Real Instituto Elcano no aceptará aportaciones, económicas o de otra naturaleza, que condicionen el cumplimiento de sus objetivos, valores o principios, o que pongan en peligro el cumplimiento de sus fines.
Rendición de cuentas y transparencia
Sin perjuicio del cumplimiento de cualesquiera otras obligaciones legales que pudieran resultar de aplicación, las cuentas anuales del Real Instituto Elcano serán objeto de auditoría externa anual en los términos estatutariamente previstos. Asimismo, para garantizar su adecuada función directora, el Patronato dispondrá en todo momento de acceso a la información financiera y de gestión de la institución.
Colaboración
Para el mejor cumplimiento de sus fines fundacionales e incrementar el impacto de sus iniciativas y actividades, el Real Instituto Elcano colaborará con otras entidades, organismos, instituciones y empresas del sector público y privado, asegurando en todo caso que sus valores, reputación e identidad no resulten comprometidos. Es por tanto vocación del Real Instituto Elcano crear alianzas y redes estables con otras instituciones análogas con principios y valores similares a los de la entidad.
Planificación y optimización de recursos
El Real Instituto Elcano administrará sus recursos de forma eficiente, buscando optimizar la aplicación de los mismos, y adoptará las medidas de control de gestión necesarias para que así sea, atendiendo siempre a los principios de transparencia, concurrencia y objetividad en el desarrollo de su actividad.
Los Patronos, empleados y colaboradores del Real Instituto Elcano observarán en todo momento los mecanismos de planificación, seguimiento de objetivos e indicadores y control de recursos establecidos para el desarrollo de las actividades e iniciativas aprobados por los órganos de gobierno de la entidad.
Responsabilidad Social
En su actividad, el Real Instituto Elcano atenderá al interés general de la sociedad, impulsando el conocimiento de la realidad internacional y de las relaciones exteriores de España y colaborando, en la medida de sus capacidades, en el impulso de los intereses públicos y privados de España en el ámbito internacional.
Los órganos de gobierno del Real Instituto Elcano habrán de guardar estricta observancia de la normativa aplicable y darán un trato justo e igual a todos aquellos que puedan verse afectados por sus actuaciones, sin hacer diferencias por razón de nacimiento, raza, sexo, religión, discapacidad, opinión o cualquier otra condición o circunstancia personal o social.
Podrán ser beneficiarios de su actividad cualesquiera personas naturales o jurídicas sin ánimo de lucro, sin discriminación alguna.
Principios de actuación
Los Patronos, empleados y colaboradores del Real Instituto Elcano deberán observar en todo momento los principios y reglas del presente Código de Buen Gobierno en el cumplimiento de sus responsabilidades, independientemente de intereses propios o ajenos; principios y reglas que orientarán igualmente las prácticas contractuales de la entidad y los convenios de colaboración que suscriba con terceros.
Asimismo, los órganos de gobierno del Real Instituto Elcano, sus empleados y colaboradores cumplirán estrictamente la legalidad vigente, atendiendo al espíritu y finalidad de las normas, y observarán en todo momento un comportamiento ético y acorde por tanto con la debida diligencia, la prudencia, la buena fe y la primacía de los intereses de la entidad.
CAPÍTULO II
ÓRGANOS DE GOBIERNO DEL REAL INSTITUTO ELCANO
Artículo 3. El Patronato
La representación, gobierno y administración del Real Instituto Elcano corresponde al Patronato nombrado con arreglo a sus Estatutos, el cual actuará con arreglo a las normas contenidas en ellos, a lo dispuesto en la ley y al presente Código de Buen Gobierno, y velará por su cumplimiento.
Artículo 4. Facultades y deberes de los Patronos
Sin perjuicio de lo dispuesto en los Estatutos de la entidad, los Patronos ostentarán las facultades y quedarán sujetos a los deberes indicados a continuación:
Facultades de información de los Patronos
4.1. Los Patronos se hallan investidos de las más amplias facultades para informarse sobre cualquier aspecto de la Fundación, para examinar sus libros, registros, documentos y demás antecedentes de las actividades de la Fundación, para inspeccionar todas sus instalaciones y comunicarse con sus órganos directivos.
En particular, los Patronos tendrán derecho a examinar las cuentas anuales así como toda la documentación y antecedentes que sirven de soporte a las mismas. El ejercicio de esta facultad no podrá suponer en cualquier caso una alteración injustificada del normal desarrollo de la actividad de la entidad.
El ejercicio de las facultades anteriores se canalizarán previamente a través del secretario del Patronato, que actuará en nombre del presidente del Patronato a estos efectos.
Asimismo, el Real Instituto Elcano pondrá a disposición de los Patronos toda aquella información necesaria para facilitar el desempeño de sus funciones y sus facultades de información, y, en particular, la necesaria para una adecuada preparación de las reuniones del Patronato, conforme al orden del día de sus convocatorias.
Todo lo anterior se entiende sin perjuicio de las medidas que sea necesario o conveniente adoptar para mantener la debida confidencialidad de la información facilitada y propia del Real Instituto Elcano, de sus Patronos o de terceros.
Deberes de los Patronos
4.2. Los Patronos vienen obligados a actuar con la diligencia debida y de manera activa en interés de la entidad. A tal fin, son obligaciones de los Patronos:
- Observancia de normas. Cumplir los fines de la entidad con pleno respeto a la ley, los Estatutos y el presente Código de Buen Gobierno, atendiendo al espíritu y finalidad de estas normas.
- Observancia de obligaciones contractuales. Cumplir los compromisos y obligaciones asumidas por la entidad en sus relaciones contractuales con terceros.
- Participación activa. A fin de asegurar una adecuada toma de decisiones y el necesario contraste e intercambio de criterios y opiniones en los órganos de gobierno y colegiados de la entidad, concurrir a las reuniones del Patronato y de aquellos otros órganos delegados de los que puedan formar parte, y preparar adecuadamente las mismas. En caso de imposibilidad, los Patronos procurarán delegar su representación y voto en otro Patrono.
- Diligencia y lealtad. Desempeñar su cargo con la diligencia de un representante leal, mantener y conservar los valores de la entidad y velar responsable y lealmente por los intereses del Real Instituto Elcano.
- Confidencialidad. Guardar secreto de las deliberaciones y acuerdos del Patronato y de sus órganos delegados, cuando forme parte de ellos, y, en general, abstenerse de revelar las informaciones, datos, informes o antecedentes a los que tengan acceso en el ejercicio de su cargo, así como de utilizarlos en beneficio propio o de personas vinculadas. Esta obligación de confidencialidad subsistirá aún cuando el Patrono haya cesado en el cargo.
Asimismo, en aquellas ocasiones en las que una reunión pueda celebrarse bajo la aplicación de la denominada Chatham House Rule, el Patrono se abstendrá de revelar la //identidad de la fuente de la que pueda proceder la información facilitada, ni cualquier otra circunstancia que permita la identificación de dicha fuente.
- Conflictos de interés. Abstenerse de participar o influir en aquellas decisiones sobre hechos o circunstancias que comporten una situación de conflicto de interés para el Patrono, así como comunicar la concurrencia de dichas situaciones tan pronto como tenga conocimiento de las mismas.
CAPÍTULO III
EMPLEADOS Y COLABORADORES DEL REAL INSTITUTO ELCANO
Artículo 5. Selección de personal
La selección de personal del Real Instituto Elcano, especialmente en lo que se refiere a aquellos puestos de contenido científico, académico o de investigación, se hará de acuerdo con los principios de igualdad, mérito y capacidad. A tal fin, la dirección impulsará procedimientos de selección de carácter público que permitan una apropiada y precisa valoración de los candidatos y recabará el asesoramiento necesario en la determinación de sus retribuciones.
Artículo 6. Desarrollo profesional e igualdad de oportunidades
El Real Instituto Elcano promoverá el desarrollo profesional y personal de sus empleados, asegurando la observancia de principios éticos, la no discriminación y la igualdad de oportunidades, y fomentará medidas orientadas a la conciliación entre las responsabilidades personales, familiares y profesionales de sus empleados, y a la igualdad de género.
La Fundación facilitará a los empleados los medios necesarios para el adecuado desempeño de sus funciones y garantizará un entorno libre de riesgos contra la salud en todas sus instalaciones.
CAPÍTULO IV
NORMAS Y PRINCIPIOS ESPECÍFICOS DE ACTUACIÓN DE EMPLEADOS Y COLABORADORES
Artículo 7. Normas y principios de actuación
En el desempeño de sus funciones para el Real Instituto Elcano, sus empleados y colaboradores habrán de respetar los principios relacionados a continuación.
Cumplimiento normativo
Los empleados del Real Instituto cumplirán estrictamente la ley, los Estatutos y el presente Código de Buen Gobierno en el desarrollo de su actividad, atendiendo al espíritu y finalidad de tales normas. Asimismo, respetarán íntegramente los compromisos y obligaciones asumidas por la Fundación en sus relaciones contractuales con terceros.
Propiedad y utilización de los recursos del Real Instituto Elcano
Los empleados del Real Instituto no podrán hacer uso de los activos y recursos de la entidad para actividades distintas de las que motiven su vinculación con la misma, así como tampoco valerse de su cargo en ella para obtener una ventaja patrimonial, a no ser que haya satisfecho una contraprestación adecuada y de mercado para ello.
Incompatibilidades
Sin perjuicio de las concretas obligaciones en su caso previstas en el contrato que vincule al empleado con el Real Instituto Elcano, los empleados de la entidad se abstendrán de desempeñar cargos o desarrollar actividades que, en cualquier forma, puedan comprometer el cumplimiento de los fines de la entidad o perjudicar su reputación, neutralidad, misión y valores, o de que de otra forma perjudiquen el cumplimiento de sus funciones para el Real Instituto Elcano. En particular, los empleados del Real Instituto Elcano se abstendrán de desarrollar actividades que puedan comprometer la actuación políticamente neutral de la institución.
Conflictos de interés
Se considerará que concurre un conflicto de interés en aquellas situaciones en las que entre en colisión, de manera directa o indirecta, el interés personal del empleado y los intereses de la entidad. En todo caso, se presumirá que existe interés personal del empleado cuando el asunto en cuestión le afecte directamente o afecte a una persona especialmente vinculada con él por razones familiares o económicas.
En relación con los posibles conflictos de interés, los empleados observarán las siguientes reglas de actuación:
- Independencia. Actuar en todo momento con profesionalidad, con lealtad a la Fundación e independientemente de intereses propios o de terceros. En consecuencia, los empleados se abstendrán en todo caso de primar sus propios intereses a expensas de los de la Fundación y a no invocar su cargo en la misma para realizar actividades u operaciones por cuenta propia y ajenas a su actividad para la entidad.
- Abstención. Abstenerse de intervenir o influir en la toma de decisiones que puedan afectar a la Fundación con las que exista conflicto de interés, de participar de las reuniones en que dichas decisiones se planteen y de acceder a información confidencial que afecte a dicho conflicto.
- Comunicación. La concurrencia de un conflicto de interés deberá comunicarse por escrito al superior jerárquico inmediato y al Director de la Fundación, incluyendo una descripción de las circunstancias que motivan el mismo.
Asimismo, en particular, los empleados y colaboradores del Real Instituto Elcano habrán de procurar evitar toda situación de conflicto en su relación con los proveedores de la entidad, ya en relación con el proceso de selección de los mismos, ya en relación con la evaluación y seguimiento de sus servicios para la entidad. Igual consideración resultará de aplicación en las relaciones que hayan de mantenerse con las administraciones públicas u organizaciones de naturaleza política.
Confidencialidad
La información no pública que sea propiedad del Real Instituto Elcano tendrá, con carácter general, la consideración de reservada y confidencial.
Los empleados del Real Instituto Elcano habrán de guardar estricta reserva sobre aquellas informaciones de naturaleza confidencial a las que tengan acceso con ocasión del ejercicio de sus funciones o de su participación en grupos de trabajo.
Asimismo, en aquellas ocasiones en las que una reunión pueda celebrarse bajo la aplicación de la denominada Chatham House Rule, el empleado se abstendrá de revelar la identidad de la fuente de la que pueda proceder la información facilitada, ni cualquier otra circunstancia que permita la identificación de dicha fuente.
Artículo 8. Observancia de los principios de actuación por otros cargos y por los colaboradores
Las disposiciones previstas en este Capítulo IV serán igualmente de aplicación, en su caso, al Director, al Secretario y Vicesecretario del Patronato en todo aquello que resulte adecuado a la naturaleza de sus cargos; así como a aquellos colaboradores o terceros cuyos servicios sean objeto de contratación por el Real Instituto Elcano, quienes vendrán obligados a observar las anteriores normas y principios de actuación en su relación con la entidad y con igual alcance, mutatis mutandi, que el aplicable a sus Patronos y empleados.
CAPÍTULO V
TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN
Artículo 9. Información del Real Instituto Elcano
El Real Instituto Elcano, conforme a las recomendaciones de buen gobierno reconocidas nacional e internacionalmente y su compromiso ético, asume la transparencia en la información como un principio básico que debe regir en todo su ámbito de actuación.
La página web de la Fundación es el instrumento principal de la política de transparencia. A través de la misma la Fundación informará al público en general, y a los terceros directamente relacionados con la misma, sobre las actividades realizadas, a la vez que sirve también de instrumento para facilitar el conocimiento y participación en futuras actividades a desarrollar, así como para la divulgación de sus fines y principios.
Sin perjuicio de que, en atención a la concurrencia de circunstancias que así lo exijan, el Patronato, sus órganos delegados o los órganos directivos puedan restringir el acceso a determinada información, o calificar una información como reservada o confidencial, el Real Instituto Elcano facilitará a través de su página web información completa y veraz acerca de:
- Los Estatutos de la entidad;
- El presente Código de Buen Gobierno;
- Las memorias de sus actividades; y
- Las actividades y actos realizados o previstos.
Asimismo, el Real Instituto Elcano hará sus mejores esfuerzos por mantener un contacto directo y constante con todos aquellos grupos sociales interesados en la consecución de sus fines sociales, a través de su participación en redes sociales.
CAPÍTULO VI
OBSERVANCIA Y VIGENCIA DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO
Artículo 10. Aceptación y cumplimiento
El presente Código de Buen Gobierno es aplicable a los órganos de gobierno, empleados y colaboradores del Real Instituto Elcano, que habrán de actuar de acuerdo a su contenido.
Artículo 11. Seguimiento
El seguimiento y control de la aplicación del Código de Buen Gobierno será competencia de la Comisión Ejecutiva del Real Instituto Elcano, que velará por su difusión, conocimiento e interpretación, realizando las recomendaciones y propuestas que fueran necesarias para mantenerlo actualizado y mejorar su contenido.
Artículo 12. Modificación
Cualquier modificación del Código de Buen Gobierno requerirá la aprobación del Patronato del Real Instituto Elcano, previo informe favorable de la Comisión Ejecutiva.
Artículo 13. Incumplimiento
Cualquier incumplimiento del presente Código de Buen Gobierno, o de cualquier otra norma legal o estatutaria que resulte de aplicación a la institución, deberá ser comunicado por quien tuviera conocimiento de dicha circunstancia al Presidente del Patronato o al Director, quienes, en función de la naturaleza y alcance de dicho incumplimiento, valorarán el cauce que hubiera de darse a la información recibida y las decisiones que en su caso procediera adoptar o someter a los órganos de gobierno de la entidad.
A tal efecto, se garantizará la confidencialidad de dicha información, así como la identidad de la persona que la facilite, sin que pueda adoptarse ninguna forma de represalia, directa o indirecta, contra aquella persona que hubiera comunicado una actuación de las anteriormente referidas.
Con objeto de asegurar el cumplimiento de la legalidad y de las normas de conducta establecidas en este Código, se crearán canales adecuados para la comunicación de conductas irregulares o contrarias a la ley o al presente Código de Buen Gobierno, dotándose los recursos humanos y materiales necesarios para la adecuada tramitación e investigación de tales conductas con garantía de los derechos a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas afectadas y a la protección de datos de carácter personal.
Artículo 14. Vigencia
El presente Código de Buen Gobierno ha sido aprobado en la sesión del Patronato de la Fundación Real Instituto Elcano de Estudios Internacionales y Estratégicos celebrada el día 15 de junio de 2015 y se mantendrá vigente en tanto no se apruebe su modificación.